Tekoälyagentti yrityksille: näin digitaaliset työntekijät vähentävät hallinnollista työtä

Osoitteessa Tekoälyagentti yrityksille ei ole pelkkä moderni chatbot. Oikein rakennettuna se toimii digitaalisena työtovereina, joka pystyy vastaamaan yleisiin kysymyksiin, keräämään tarvittavat tiedot, opastamaan käyttäjiä ja keventämään toistuvia hallinnollisia tehtäviä. Yrityksille, jotka jo toimivat digitaalisesti – esimerkiksi sopimusten, ajopäiväkirjojen, projektien, allekirjoitusten tai asiakastuen parissa – tekoälyagentti voi olla ratkaiseva tekijä, joka erottaa toisistaan lukuisat manuaaliset pienet työvaiheet ja todella skaalautuvan työnkulun.

Boomrissa tarjoamme yrityksille digitaalisia hallintopalveluita: digitaalinen ajopäiväkirja, digitaalinen allekirjoitus, sopimukset ja projektiprosessit. Siksi tekoälyagentit ovat luonnollinen kehitysaskel. Tavoitteena ei ole korvata ihmisiä, vaan poistaa kitkaa päivittäin toistuvissa tehtävissä.

Mikä on tekoälyagentti?

Tekoälyagentti on järjestelmä, joka pystyy toimimaan itsenäisemmin kuin perinteinen chatbot. Se osaa tulkita kysymyksen, ymmärtää asiayhteyden, hyödyntää asiaankuuluvaa tietoa ja ohjata käyttäjän seuraavaan vaiheeseen. Ero piilee tehtävässä: chatbot vastaa usein yhteen kysymykseen kerrallaan, kun taas tekoälyagentti voi toimia tietyn tavoitteen saavuttamiseksi.

Yritysten osalta kyse voi olla esimerkiksi kyselyn arvioinnista, tietojen keräämisestä kokousta varten, asiakkaan auttamisesta oikean toiminnon löytämisessä, luonnoksen laatimisesta, asian jäsentämisestä tai oikeiden asiakirjojen välittämisestä oikealle henkilölle. Asiakaspalvelijan ei tarvitse olla mitenkään poikkeuksellinen voidakseen tuottaa arvoa. Usein juuri tylsät, toistuvat tehtävät tuottavat suurimman vaikutuksen, kun ne automatisoidaan hallitusti.

Miksi tekoälyagentit ovat tärkeitä ruotsalaisille yrityksille

Monet yritykset ovat jo digitalisoineet osan päivittäisestä toiminnastaan. Ne käyttävät järjestelmiä sopimusten, työajan raportointiin, ajopäiväkirjoihin, projekteihin, talouteen, asiakkuudenhallintaan (CRM) ja tukeen. Ongelmana on, että suuri osa asioista jää edelleen järjestelmien väliin: sähköpostitse lähetetyt kysymykset, manuaaliset seurannat, kopioitava tieto, opastusta tarvitsevat asiakkaat ja sisäiset tiimit, joiden on vastattava samoihin kysymyksiin yhä uudelleen.

Juuri siinä tilanteessa tekoälyagentti sopii parhaiten. Se voi toimia ensimmäisenä väliporttina käyttäjän ja tiimin välillä. Se vastaa ennakoitaviin kysymyksiin, kerää puuttuvat tiedot ja siirtää asian eteenpäin, kun kysymys vaatii ihmisen kokemusta.

Esimerkki: Boomr:lle kehitetty tekoälyagentti

Boomr on kehittänyt tekoälyagentin yhdessä hait. Tavoitteena on keventää toistuvia hallinnollisia tehtäviä ja helpottaa asiakkaiden nopeaa palvelemista digitaalisissa työnkulkuissa. Agentin tarkoituksena ei ole korvata asiantuntemusta, vaan hoitaa ensimmäinen vaihe: ymmärtää kysymys, ohjata käyttäjää ja kerätä olennaisia tietoja.

Tämä on tärkeä periaate. Tekoälyagentti on tehokkaimmillaan, kun sillä on selkeä rooli. Boomrin tapauksessa kyse on kysymyksiin, prosesseihin ja hallintoon liittyvän kitkan vähentämisestä. Muissa yrityksissä samaa mallia voidaan käyttää asiakaspalvelussa, tarjouksissa, varauksissa, sisäisessä tuessa, perehdyttämisessä tai myynnin valmistelussa.

Tekoälyagentti vai automaatio – mikä on ero?

Automaatio noudattaa yleensä kiinteitä sääntöjä: jos jotain tapahtuu, tee näin. Tekoälyagentti pystyy käsittelemään enemmän vaihtelua. Se pystyy ymmärtämään eri tavoin muotoiltuja kysymyksiä, valitsemaan oikean toimintatavan ja muotoilemaan tilanteeseen sopivan vastauksen.

Se ei tarkoita, että kaikki pitäisi jättää vapaalle kululle. Päinvastoin, hyvä tekoälyagentti tarvitsee selkeät puitteet. Sen on tiedettävä, mihin se saa vastata, milloin sen on pyydettävä lisätietoja ja milloin sen on siirrettävä asia ihmiselle. Yrityksille hallinta on vähintään yhtä tärkeää kuin älykkyys.

Näin yritysten tulisi aloittaa tekoälyagenttien käyttö

Yleisin virhe on aloittaa liian suuressa mittakaavassa. Tekoälyagentin ei pitäisi ensimmäisestä päivästä lähtien ratkaista koko liiketoimintaa. Aloita rajatulta alueelta, jossa hyöty on selvä ja riski pieni.

1. Luettelo usein kysytyistä kysymyksistä. Mihin kysymyksiin tiimi vastaa joka viikko?
2. Valitse selkeä työnkulku. Esimerkki: asiakkaan ensimmäinen kysymys, perehdytys, varaus tai sisäinen tuki.
3. Kerää tarvittavaa tietoa. Agentti tarvitsee tarkkoja vastauksia, ei pelkästään yleistä kielimallia.
4. Aseta rajat. Määritä, mitä agentti saa tehdä ja mitkä asiat on eskaloitava.
5. Mittaa teho. Seuraa vastausaikaa, käsiteltyjen kysymysten määrää ja sitä, kuinka usein tapaukset vaativat ihmisen apua.

Paras ensimmäinen versio on usein yksinkertainen: agentti, joka vastaa yleisimpiin kysymyksiin, kerää taustatietoja ja välittää oikeat tiedot eteenpäin. Kun se toimii, se voidaan integroida tiiviimmin yrityksen järjestelmiin.

Mitkä yritykset hyötyvät eniten?

Tekoälyagentit sopivat erityisen hyvin yrityksille, joilla on paljon toistuvia yhteydenottoja asiakkaiden tai sisäisten käyttäjien kanssa. Tällaisia voivat olla SaaS-yritykset, palveluyritykset, käsityöläiset, tilitoimistot, konsulttiyritykset, jäsenjärjestöt sekä yritykset, jotka hoitavat paljon sopimuksia tai projektien hallinnointia.

Yhteistä on se, että tiedot ovat usein saatavilla, mutta ihmisten on silti käytettävä aikaa niiden etsimiseen, muotoiluun ja lähettämiseen. Tekoälyagentti tekee tästä tiedosta helpommin saatavilla olevan, ilman että tiimin tarvitsee vastata manuaalisesti joka kerta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä tekoälyagenteista

Mikä on yrityksille tarkoitettu tekoälyagentti?

Yrityksille tarkoitettu tekoälyagentti on digitaalinen työntekijä, joka pystyy vastaamaan kysymyksiin, keräämään tietoa, opastamaan käyttäjiä ja suorittamaan toistuvia työtehtäviä selkeiden sääntöjen ja liiketoiminnasta saadun tiedon perusteella.

Miten tekoälyagentti eroaa tavallisesta chatbotista?

Tavallinen chatbot vastaa useimmiten yksinkertaisiin kysymyksiin. Tekoälyagentilla voi olla selkeämpi tehtävä: se voi hyödyntää yrityksen tietoja, noudattaa prosesseja ja ohjata käyttäjää eteenpäin työnkulussa.

Mitkä yritykset hyötyvät eniten tekoälyagenteista?

Yritykset, joissa on paljon toistuvia kysymyksiä, hallinnollisia tehtäviä tai manuaalisia seurantatoimia, hyötyvät usein eniten tekoälyagenteista, erityisesti SaaS-palveluiden, asiakaspalvelun, talouden, sopimusten, tuen ja projektinhallinnan aloilla.

Voiko tekoälyagentti korvata asiakaspalvelun?

Ei. Paras käyttötapa on yleensä keventää ensimmäisen vaiheen työmäärää: vastata yleisiin kysymyksiin, kerätä taustatietoja ja välittää asiat eteenpäin, kun tarvitaan ihmisen tekemää arviointia.

Haluatko nähdä, miten tekoälyagentti voi toimia käytännössä? Lue asiakastarina siitä, kuinka Haien rakensi Boomrin tekoälyagentti, tai lue lisää Haienin yrityksille suunnatut tekoälyagentit.