Sähköinen allekirjoittaminen nopeuttaa sopimusten viimeistelyä, vähentää hallintoa ja mahdollistaa paremman valvonnan koko allekirjoitusprosessin ajan. Tässä oppaassa kerrotaan, miten sähköiset allekirjoitukset toimivat, milloin ne ovat oikeudellisesti sitovia, mitkä asiakirjat soveltuvat parhaiten ja miten yritykset voivat valita oikean ratkaisun.
Sähköinen allekirjoitus tarkoittaa, että sopimus tai asiakirja allekirjoitetaan digitaalisesti eikä kynällä paperille. Yritykset käyttävät sitä usein tarjouksissa, asiakassopimuksissa, konsultointisopimuksissa, toimittajasopimuksissa, työsopimuksissa ja muissa asiakirjoissa, joissa nopeus ja jäljitettävyys ovat tärkeitä.
Käytännössä asiakirja lähetetään yhdelle tai useammalle vastaanottajalle, jotka allekirjoittavat sen matkapuhelimella tai tietokoneella. Ratkaisussa voidaan käyttää BankID-tunnistusta, sähköpostivarmennusta tai muita tunnistusmenetelmiä turvallisuustasosta ja käyttötarkoituksesta riippuen.
Suurin voitto ei ole pelkästään paperin vähentäminen. Kyse on läpimenoaikojen lyhenemisestä, menetettyjen liiketoimien vähentämisestä ja paremmasta valvonnasta kaikissa vaiheissa.
Kyllä, useimmissa liiketoimintaympäristöissä sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia. EU:ssa sitä säännellään eIDAS-järjestelmällä. Tämä tarkoittaa, että sähköiset allekirjoitukset voivat olla päteviä, mutta oikean tason tunnistaminen ja dokumentointi on tärkeää sopimustyypistä riippuen.
Sujuva digitaalinen prosessi on monien yleisten liiketoimintasopimusten kohdalla erittäin hyödyllinen. Arkaluontoisemmissa prosesseissa vahvempi tunnistus, kuten BankID, voi olla tarkoituksenmukaista.
On kuitenkin poikkeuksia, joissa fyysinen allekirjoitus on edelleen tarpeen tai joissa sovelletaan erityisiä sääntöjä. Yritysten olisi siis aina tarkistettava, mitä heidän asiakirjatyyppiinsä sovelletaan.
Sähköinen allekirjoittaminen soveltuu erityisen hyvin silloin, kun sopimusten käsittelyn on oltava nopeaa ja kun siihen osallistuu useita henkilöitä.
Vaikutus on erityisen selvä organisaatioissa, joissa on toistuvia asiakirjavirtoja. Mitä enemmän sopimuksia lähetetään kuukausittain, sitä enemmän aikaa säästyy.
Yleinen vastaväite on, että sopimuksen tulostaminen, allekirjoittaminen, skannaaminen ja palauttaminen vie vain muutaman minuutin. Todellisuudessa siitä tulee kuitenkin usein pienten vaiheiden ketju, joka aiheuttaa kitkaa.
Manuaalinen allekirjoittaminen tarkoittaa usein:
Sen sijaan sähköinen allekirjoittaminen yhdistää koko prosessin prosessiin, jossa asiakirjat lähetetään, allekirjoitetaan, seurataan ja arkistoidaan digitaalisesti.
| Alue | Sähköinen allekirjoittaminen | Perinteinen allekirjoittaminen |
|---|---|---|
| Nopeus | Usein samana päivänä | Usein useita päiviä |
| Seuranta | Automaattiset muistutukset | Manuaalinen seuranta |
| Jäljitettävyys | Tyhjennä loki ja tila | Pirstaloitunut sähköposteihin ja kansioihin |
| Saavutettavuus | Matkapuhelimet ja tietokoneet | Vaatii usein tulostamista tai skannaamista |
| Arkistointi | Automaattinen ja haettavissa | Manuaalinen ja aikaa vievä |
| Sopimusten menettämisriski | Alempi | Korkeampi |
Kaikki sähköisen allekirjoituksen työkalut eivät ole yrityksille samanarvoisia. Monet aloittavat yksinkertaisella allekirjoituspalvelulla, mutta huomaavat pian tarvitsevansa muutakin kuin pelkän allekirjoituksen.
Jos prosessi tuntuu vastaanottajasta monimutkaiselta, konversio laskee. Sopimus pitäisi olla helppo avata, lukea ja allekirjoittaa suoraan.
Monille ruotsalaisille yrityksille BankID on tärkeä turvallisuustoimenpide, erityisesti kun sopimukset koskevat taloutta, vastuuta tai arkaluonteisia suhteita.
Sen pitäisi olla helppo nähdä, kuka on avannut, kuka on allekirjoittanut ja kuka odottaa. Automaattiset muistutukset säästävät paljon aikaa.
Kun sopimus on valmis, sen ei pitäisi kadota kenenkään postilaatikkoon. Hyvä ratkaisu auttaa tallentamaan ja löytämään asiakirjat nopeasti.
Jos yritys kasvaa, ratkaisun on toimittava useammille käyttäjille, useammille sopimuksille ja selkeämmille prosesseille.
Yrityksissä, jotka jo toimivat digitaalisesti, seuraava askel on usein allekirjoitusprosessin standardointi. Boomr Sign on suunniteltu helpottamaan tätä.
Yrityksissä, jotka työskentelevät sopimusten kanssa myös laajemmassa mittakaavassa, voi olla luonnollista yhdistää allekirjoitusvirta digitaaliseen sopimusten hallintaan, jotta koko prosessi luonnoksesta arkistointiin olisi yhtenäisempi.
Säästetty aika riippuu siitä, kuinka monta sopimusta yritys käsittelee. Vaikutus on kuitenkin selvä jo suhteellisen pienilläkin määrillä.
Jos yritys lähettää 20-50 sopimusta kuukaudessa ja jokainen sopimus vaatii muuten manuaalisia muistutuksia, asiakirjojen jäljittämistä ja paikallista varastointia, kokonaishallintokustannukset nousevat nopeasti suuremmiksi kuin luuletkaan.
Lisäksi hitaat sulkemiset aiheuttavat piilokustannuksia. Mitä enemmän vaiheita sopimuksen lähettämisen ja allekirjoittamisen välillä on, sitä suurempi on riski, että kauppa viivästyy.
Monille yrityksille riittää, että ne aloittavat yhdellä sopimustyypillä, kuten tarjouspyynnöillä tai asiakassopimuksilla, ja rakentavat sen pohjalta.
Kun yritykset digitalisoivat allekirjoitusprosessinsa, kyse on harvoin vain minuuttien säästämisestä. Kyse on paremman sujuvuuden luomisesta koko tapahtumassa.
Sähköiset allekirjoitukset helpottavat sopimusten allekirjoittamista ajoissa, vähentävät manuaalista työtä ja antavat tiimeille selkeämmän yleiskuvan. Ruotsalaisille yrityksille, jotka haluavat työskennellä nopeammin ja jäsennellymmin, se on usein yksi helpoimmista päätöksistä.
Haluatko helpottaa allekirjoittamista käytännössä? Tutustu tarkemmin Boomr Sign tai lue lisää digitaalinen allekirjoitus BankID:n avulla.
Kyllä, useimmissa liiketoimintaympäristöissä sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia. Tarvittava turvallisuustaso riippuu asiakirjan tyypistä ja tilanteesta.
Termejä käytetään arkikielessä usein synonyymeinä. Teknisesti digitaalisella allekirjoituksella voidaan viitata erityyppiseen sähköiseen allekirjoitukseen.
Kyllä, monet yritykset käyttävät BankID-tunnistetta vahvaan henkilöllisyyden todentamiseen sähköistä allekirjoitusta varten.
Asiakassopimukset, tarjoukset, konsultointisopimukset, toimittajasopimukset, salassapitosopimukset ja monet henkilöstöasiakirjat ovat yleisiä esimerkkejä.
Jotkin asiakirjatyypit ja oikeudelliset tilanteet saattavat edelleen edellyttää fyysistä allekirjoitusta tai erityisiä muodollisuuksia. Tarkista aina, mitä asiakirjaan sovelletaan.
SV SV 
NO
FI
EN