Monet yritykset hallinnoivat sopimuksia edelleen kansioissa, sähköpostiketjuissa ja jaetuissa asiakirjakirjastoissa. Se toimii siihen asti, kunnes tärkeä päivämäärä jää väliin, väärä versio lähetetään allekirjoitettavaksi tai kukaan ei tiedä, kuka sopimuksen omistaa. Siksi yhä useammat ihmiset etsivät yhä enemmän sopimusten hallinnointiohjelma joka tarjoaa paremman valvonnan, nopeammat prosessit ja pienemmät hallinnolliset riskit.
Tässä oppaassa tarkastelemme, mitä nykyaikaisen sopimushallintaohjelman pitäisi tehdä, millä ominaisuuksilla on oikeastaan merkitystä ja miten vertailla eri ratkaisuja ruotsalaisille yrityksille.
Sopimuksenhallintaohjelma on digitaalinen järjestelmä, joka auttaa yrityksiä luomaan rakennetta sopimusten koko elinkaaren ajaksi. Kyse ei ole vain varastoinnista, vaan siitä, että voi:
Monille yrityksille suurin arvo ei ole itse arkisto vaan yleiskatsaus. Kun sopimukset ovat haettavissa, jäljitettävissä ja helposti seurattavissa, tiimi säästää aikaa joka viikko.
Käsityöstä tulee usein pullonkaula, kun yrityksesi kasvaa. Joitakin yleisiä signaaleja ovat:
Jos tunnistat kaksi tai useampia edellä mainituista seikoista, on usein aika siirtyä käyttämään asianmukaista sopimustenhallintaohjelmistoa.
Kaikki ratkaisut markkinoivat itseään sujuvina, turvallisina ja älykkäinä. Käytännössä on kuitenkin muutamia ominaisuuksia, jotka ratkaisevat, säästääkö järjestelmä todella aikaa.
Kaikki sopimukset olisi kerättävä järjestelmään, jossa niitä voi suodattaa esimerkiksi asiakkaan, toimittajan, vastuuhenkilön, luokan tai päättymispäivän mukaan.
Jos joudut siirtymään sopimusjärjestelmän ja erillisen sähköisen allekirjoituspalvelun välillä, menetät suuren osan tehokkuudesta. Vahva lähestymistapa on, kun sopimukset voidaan lähettää, allekirjoittaa ja arkistoida samassa prosessissa.
Uusimisten, peruutusten ja tärkeiden määräaikojen ei pitäisi olla riippuvaisia siitä, että joku muistaa ne.
Olisi oltava selvää, mikä versio on voimassa, kuka on tehnyt mitä ja milloin allekirjoitus tai muutos on tehty.
Eri ihmisten on nähtävä eri asioita. Henkilöstösopimuksilla, toimittajasopimuksilla ja asiakassopimuksilla on harvoin samat käyttöoikeustarpeet.
Sinun pitäisi pystyä löytämään nopeasti oikea asiakirja, liite tai sopimustieto ilman manuaalista hakua.
| Toiminto | Asiakirjojen varastointi | Sopimuksen hallinnointiohjelma |
|---|---|---|
| Tiedostojen tallentaminen | Kyllä | Kyllä |
| Sopimusten hakukelpoinen rakenne | Rajoitettu | Kyllä |
| Loppupäivämuistutukset | Ei ole. | Kyllä |
| Digitaalinen allekirjoittaminen työnkulussa | Ei ole. | Usein kyllä |
| Versionhallinta | manuaalinen | Strukturoitu |
| Lupien hallinnointi | Perusteet | Lisätietoja |
| Jäljitettävyys ja historia | Rajoitettu | Kyllä |
Markkinoita arvioitaessa on helppo juuttua pitkiin ominaisuusluetteloihin. Aloita sen sijaan yrityksen todellisista tarpeista.
Tämän avainsanan tutkimuksessa kolme teemaa toistuu korkeimmalle sijoittuneilla sivuilla:
Siinä on järkeä. Sopimustenhallintaohjelmistoa etsivät yritykset haluavat harvoin vain digitaalisen arkiston. Ne haluavat ratkaista konkreettisen toiminnallisen ongelman.
Tarve on olemassa monilla toimialoilla, mutta hyödyt ovat erityisen selvät yrityksille, jotka:
Organisaatioille, joilla on ajoneuvoja tai kenttähenkilöstöä, se on erityisen arvokas, kun sopimusten hallinnointi voidaan yhdistää muihin hallinnon osiin.
Monet yritykset ostavat ensin allekirjoitustyökalun ja ratkaisevat tallennuksen myöhemmin. Tämä saattaa toimia lyhyellä aikavälillä, mutta johtaa usein päällekkäiseen työhön. Asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi yhdessä järjestelmässä, se ladataan ja tallennetaan manuaalisesti toisessa järjestelmässä, ja sitten jonkun on seurattava loppupäivää kolmannessa näkymässä.
Med Boomr sopimus yrityksillä on yhtenäisempi prosessi digitaalisten sopimusten hallintaa varten. Sopimukset voidaan järjestää, seurata ja käyttää yhdessä paikassa. Kun käytät myös Boomr Sign seuraava vaihe on luonnollinen, sillä allekirjoittaminen ja arkistointi voidaan yhdistää ilman tarpeettomia välikäsiä.
Se on erityisen tärkeää yrityksille, jotka jo toimivat digitaalisesti ja haluavat vähentää hallinnointia eivätkä vain siirtää samaa vanhaa prosessia uuteen kansiorakenteeseen.
Kuvittele yritys, jolla on useita huoltoajoneuvoja, toistuvia asiakastehtäviä ja erilaisia toimittajasopimuksia. Sopimuksista voi tulla nopeasti toiminnallinen, ei pelkästään oikeudellinen kysymys. Kuka on vastuussa vuokrasopimuksesta? Milloin huoltosopimus päättyy? Onko oikea liitetiedosto liitetty? Onko sopimus allekirjoitettu?
Jos sama organisaatio käyttää jo Boomr Fleet digitaalisten ajorekisterien ja ajoneuvojen katsastuksen osalta arvo on suurempi, kun hallinnolliset osat tuodaan lähemmäs toisiaan. Sopimusten, allekirjoittamisen ja ajoneuvoihin liittyvien prosessien ei tarvitse olla erillisissä työkaluissa, joissa on erilaiset työmenetelmät.
Nykyaikainen sopimushallintaohjelma luo juuri tässä kohtaa liiketoiminnallista arvoa. Ei pelkästään sopimuksia tallentamalla, vaan vähentämällä kitkaa päivittäisessä työssä.
Paras järjestelmä ei ole se, jolla on pisin luettelo ominaisuuksista, vaan se, jota tiimi todella käyttää.
Jos sopimusten syöttäminen, oikeiden asiakirjojen löytäminen tai niiden lähettäminen allekirjoitettavaksi on vaikeaa, työntekijät turvautuvat sähköposteihin ja kansioihin.
Jos tiedät, että sähköistä allekirjoitusta tarvitaan, älä valitse järjestelmää, joka ratkaisee vain tallennuksen. Integroidumpi lähestymistapa on usein edullisempi ja ajan mittaan joustavampi.
Yksi järjestelmä ei ratkaise kaikkea automaattisesti. Sinun on myös päätettävä, kuka omistaa erityyppiset sopimukset ja miten niitä valvotaan.
Oikean sopimushallintaohjelmiston pitäisi tarjota rakennetta, vähentää riskejä ja helpottaa jokapäiväistä elämää. Ruotsalaisille yrityksille arvo määräytyy usein turvallisen tallennuksen, selkeän yleiskuvan, muistutusten ja digitaalisen allekirjoittamisen yhdistelmän perusteella.
Jos haluat organisoida sopimukset, allekirjoittamisen ja seurannan yhtenäisemmällä tavalla Boomr sopimus vahva vaihtoehto. Yhdessä Boomr Sign saat ratkaisun, joka auttaa sinua siirtymään hajallaan olevista asiakirjoista parempaan hallintaan.
Oletko valmis kokeilemaan? Varaa demo Boomr Contractista ja katso, miten digitaalinen sopimushallinta voi toimia käytännössä.
Asiakirjojen tallentaminen säästää tiedostoja, ja sopimusten hallintaohjelma auttaa sinua myös jäsentämään, etsimään, valvomaan ja seuraamaan sopimuksia ajan mittaan.
Yritykset, jotka hallinnoivat monia asiakkaisiin, toimittajiin, henkilöstöhallintoon tai ajoneuvoihin liittyviä sopimuksia, voivat säästää aikaa ja vähentää riskejä järjestelmällisen järjestelmän avulla.
Tämä on usein suuri etu. Kun allekirjoittaminen ja sopimusten hallinta on yhdistetty, prosessi nopeutuu ja vältytään manuaaliselta arkistoinnilta eri työkalujen välillä.
Aloita prosesseistasi. Valitse ratkaisu, joka tarjoaa yleiskatsauksen, muistutukset, helpon haun, turvalliset valtuutukset ja mieluiten tuen digitaaliselle allekirjoittamiselle.
Kyllä, ne ovat. Usein pienemmät ja kasvavat yritykset hyötyvät eniten, koska ne saavat paremman hallinnan ilman raskaita manuaalisia rutiineja.
SV SV 
NO
FI
EN