Kirjoittaminen yritysten väliset sopimukset on yksi tärkeimmistä asioista, joita voit tehdä yrityksen omistajana - silti monet laiminlyövät sen. Olitpa sitten aloittamassa uutta kumppanuutta, palkkaamassa alihankkijaa tai viimeistelemässä ehtoja asiakkaan kanssa, tarvitset selkeän, kirjallisen sopimuksen, joka suojaa molempia osapuolia.
Tässä oppaassa käymme läpi kaiken, mitä sinun on tiedettävä: mitä sopimuksen tulisi sisältää, mitä yleisiä virheitä kannattaa välttää ja miten digitaalinen sopimushallinta voi säästää tuntikausia joka kuukausi. Jaamme myös tarkistuslistan ja vinkkejä siitä, miten voit tehostaa koko sopimusprosessia.
Vaikka suulliset sopimukset ovat Ruotsissa oikeudellisesti päteviä, niitä on käytännössä lähes mahdotonta todistaa riitatilanteessa. Kirjallinen sopimus yritysten väliset sopimukset antaa sinulle:
Almin tekemän tutkimuksen mukaan yli 30 % ruotsalaisista pienyrityksistä ei ole kunnollisia kirjallisia sopimuksia kumppaneidensa kanssa. Tämä on riski, joka voi maksaa satoja tuhansia kruunuja.
Toimialasta riippumatta jokaisessa yrityssopimuksessa olisi oltava tiettyjä peruselementtejä. Tässä on täydellinen tarkistuslista:
Molempien yritysten täydellinen nimi, organisaation numero, osoite ja yhteyshenkilö. Ilmoittakaa myös, kuka on valtuutettu allekirjoittamaan sopimuksen.
Kuvaile selkeästi, mistä yhteistyössä on kyse. Mitä täsmällisempi olet, sitä vähemmän väärinkäsityksiä syntyy. Mitä toimitetaan? Mitkä palvelut sisältyvät yhteistyöhön? Mitä sisältyy ei?
Määrittele, mistä kukin osapuoli on vastuussa. Tämä voi koskea tuotoksia, resursseja, henkilöstöä tai teknologiaa. Ole tarkka - ”kohtuulliset pyrkimykset” eivät riitä.
Määritä hinta, laskutusväli, maksuehdot (yleensä 30 päivää netto) ja mahdolliset viivästyskorot. Ilmoita myös hinnanmuutosehdot.
Päätä alkamis- ja päättymispäivämääristä, mahdollisesta automaattisesta uusimisesta ja peruutusajasta. Vinkkejä: Aloita lyhytaikaisilla sopimuksilla (6-12 kuukautta) uusista kumppanuuksista.
Jos jaat liikesalaisuuksia, asiakastietoja tai strategista tietoa, sopimukseen on sisällytettävä salassapitolauseke. Määritä, kuinka kauan salassapito kestää - myös sopimuksen päättymisen jälkeen.
Päätä, miten mahdolliset riidat ratkaistaan: neuvottelemalla, sovittelemalla, välimiesmenettelyllä tai tuomioistuimessa. Määritä myös sovellettava laki (Ruotsin laki) ja toimivaltainen tuomioistuin.
Varauslauseke (pandemia, luonnonkatastrofi, sota), joka voi vaikuttaa toimitukseen. Covid-19 osoitti, että tämä lauseke ei ole pelkkä muodollisuus.
| Tarkastuspiste | Tila |
|---|---|
| Osapuolten tiedot ovat oikein (yrityksen rekisteröintinumero, allekirjoittaja). | ☐ |
| Tarkoitus ja tulokset on määritelty selkeästi | ☐ |
| Ilmoitetut maksuehdot ja hinnat | ☐ |
| Sopimuksen kesto ja irtisanomisehdot täsmennetty | ☐ |
| Salassapitolauseke sisältyy | ☐ |
| Vastuun rajoitukset määritelty | ☐ |
| Riitojenratkaisulauseke käytössä | ☐ |
| Ylivoimaista estettä koskeva lauseke | ☐ |
| Kaikki liitteet, joihin on liitetty ja joihin viitataan | ☐ |
| Oikeudellinen tarkastelu (suurten sopimusten osalta) | ☐ |
Näemme samoja virheitä yhä uudelleen ja uudelleen. Vältä näitä:
Monet yritykset hallinnoivat sopimuksia edelleen Word-asiakirjoina ja sähköposteina. Mutta on olemassa parempi tapa. Näin perinteinen sopimustenhallinta eroaa perinteisestä digitaalinen sopimustenhallintajärjestelmä:
| Toiminto | Paperi / Word / Sähköposti | Digitaalinen sopimusten hallinta |
|---|---|---|
| Sopimusten luominen | Manuaalisesti Wordissa, kopioi ja liitä | Mallit, joissa on esitäytetyt kentät |
| Versioiden hallinta | Tiedoston nimi ”agreement_v3_FINAL_2.docx”.” | Automaattinen versiohistoria |
| Allekirjoitus | Tulosta, allekirjoita, skannaa, lähetä sähköpostitse | Digitaalinen allekirjoitus BankID:n avulla |
| Varastointi | Hajallaan sähköposteissa, kansioissa, kansioissa ja kansioissa. | Keskitetty sopimustietokanta, jossa on hakutoiminto |
| Muistutukset | Manuaaliset kalenterimerkinnät (ehkä) | Automaattiset muistutukset uusimisesta |
| Yleiskatsaus ohjelmaan | Ei mitään - toivotaan parasta | Kojelauta, jossa näkyvät kaikki sopimukset ja niiden tila |
| Sopimuskohtainen aika | 30-60 minuuttia | 5-15 minuuttia |
Boomr sopimus on suunniteltu ruotsalaisille yrityksille, jotka haluavat hallita sopimuksiaan täysin - ilman hankaluuksia. Järjestelmän avulla voit:
Med Boomr sopimus vältät Word-tiedostojen, sähköpostiketjujen ja paperitiedostojen pirstaleisen prosessin. Kaikki on yhdessä paikassa - ja saat selkeän yleiskuvan koko sopimussyklistä.
Noudata näitä periaatteita riippumatta siitä, käytätkö malleja vai kirjoitatko alusta alkaen:
Yritysten välisessä sopimuksessa olisi mainittava osapuolten tiedot, sopimuksen tarkoitus, vastuut ja velvollisuudet, maksuehdot, salassapitolauseke, sopimuksen kesto, irtisanomisehdot ja riitojen ratkaiseminen. Alasta riippuen saatat tarvita myös lausekkeita teollis- ja tekijänoikeuksista, ylivoimaisesta esteestä ja vastuun rajoittamisesta.
Ruotsissa suulliset sopimukset ovat juridisesti päteviä, mutta niitä on hyvin vaikea todistaa riitatilanteessa. Kirjalliset sopimukset ovat aina suositeltavia yritysten välillä molempien osapuolten suojelemiseksi ja ehtojen selventämiseksi.
Se riippuu yhteistyön luonteesta. Aloita lyhytaikaisilla sopimuksilla (6-12 kuukautta), joita on mahdollista jatkaa. Tämä antaa sinulle joustavuutta ja mahdollisuuden arvioida yhteistyötä ennen pitkäaikaista sitoutumista.
Digitaalinen sopimushallinta tarkoittaa sopimusten luomista, tallentamista, allekirjoittamista ja seurantaa digitaalisesti paperin sijaan. Sellaisen työkalun avulla kuin Boomr sopimus saat automaattiset muistutukset, versionhallinnan ja täyden jäljitettävyyden - ilman manuaalista työtä.
Kyllä, jos sopimuksessa on irtisanomislauseke. Ilman irtisanomislauseketta sovelletaan sopimuslakia, ja voit irtisanoa sopimuksen olennaisen rikkomisen vuoksi. Sisällytä aina selkeät peruutusehdot, jotta molemmat osapuolet tietävät, mitä sovelletaan.
Hyvin kirjoitettu yritysten väliset sopimukset suojaa liiketoimintaasi, ehkäisee konflikteja ja luo selkeyttä yhteistyöhön. Keskeiset asiat, jotka kannattaa ottaa mukaan:
Oletko valmis ottamaan yrityssopimukset haltuun? Testa Boomr sopimus ja koota kaikki sopimuksesi yhteen paikkaan - digitaalinen allekirjoitus, automaattiset muistutukset ja täysi näkyvyys.
SV SV 
NO
FI
EN