Traktamente 2023 – vad gäller?
Traktamente är ersättning som arbetsgivare betalar ut till anställda som är på tjänsteresor för att täcka de ökade kostnaderna som resan innebär. Detta inkluderar kostnader för mat, övernattning och andra småutgifter. Traktamente kan ges för tjänsteresor gjorda både inrikes och utrikes och varierar beroende på resans längd och destination. I denna artikel kan du läsa om reglerna för traktamente 2023.
Olika typer av traktamente
Det finns olika typer av traktamente, till exempel skattefria och/eller skattepliktiga, helt eller halvt, och nattraktamente.
Traktamente inom Sverige
Traktamentet för en hel dag inom Sverige under inkomstår 2023 är 260 kronor. Schablonbeloppen för skattefritt traktamente varierar, beroende på resans omfattning. Efter tre månader med traktamente på samma ort får den anställde 70 procent av normalbeloppet per hel dag, och efter två år får den anställde 50 procent per hel dag.
Eget boende
Om du som arbetsgivare inte har någon boendekostnad för den anställde betalar du ut ett så kallat nattraktamente, på 130 kronor. Ett exempel är när en anställd istället för att bo på hotell bor hos en släkting. Det så kallade nattraktamentet gäller när resan sträcker sig över natten, från 00.00 till 06.00.
Hel eller halv dag?
Det finns brytpunkter som styr om det är ett helt eller halvt traktamente den anställde har rätt till. Hel dag gäller när avresan sker före klockan 12.00 och hemkomst efter klockan 19.00 För halv dag gäller avresa efter klockan 12.00 eller hemkomst före klockan 19.00
Ersättningen sjunker när arbetsgivaren står för mat
När arbetsgivaren står för den anställdes måltider under tjänsteresan, minskas det skattefria traktamentet – eftersom den anställde inte har behövt lägga pengar på måltider (och inte haft några ökade kostnader). Det kan också bli aktuellt att förmånsbeskatta kosten.
Förmånsbeskattning när någon bjuder
Förmånsbeskattning innebär att en anställd, förmånstagaren, betalar skatt för förmåner som den får tack vare sitt jobb, och som enligt reglerna är skattepliktiga. Om förmånen obligatoriskt ingår i ett pris (såsom frukosten allt som oftast gör på ett hotell) ska den inte förmånsbeskattas.
Traktamente utomlands
Traktamente för tjänsteresor utomlands är också skattefria, och fungerar enligt samma schablon-princip som traktamente inom Sverige. Varje land är försett med ett eget schablonbelopp, även kallat normalbelopp, som baseras på hur mycket levnadskostnaderna ökar när du vistas i landet. En hel dag ger ett normalbelopp och en halv dag ett halvt normalbelopp. Du hittar listan över schablonbelopp per land på Skatteverkets sida.
Eget boende utomlands
Om du som arbetsgivare betalar traktamente till en anställd under en tjänsteresa utomlands, och den anställde skaffar eget boende, kan du betala ett skattefritt nattraktamente motsvarande traktamente för en halv dag i det aktuella landet.
Om måltider ingår
När kost ingår reduceras utlandstraktamentet med en viss procentuell andel. Läs mer kring kost och utrikestraktamente på Skatteverket.
Styrka med ett underlag
Tjänsteresan behöver styrkas med ett underlag, till exempel en reseräkning. Där ska det framgå vem som har rest, vart den anställde har rest samt när resan påbörjades och avslutades.
En digital körjournal kan användas för att dokumentera resor som en anställd gör i tjänsten och därmed bidra till att uppfylla kraven för skattefria traktamenten. Genom att registrera tidpunkter för avresa och ankomst, inklusive övernattningar och resmål, kan den digitala körjournalen fungera som underlag för att styrka en tjänsteresas omfattning och respektive traktamentes storlek. Genom att använda en digital körjournal för dokumentation av tjänsteresor kan både arbetsgivare och anställda få en överblick över resandet och kostnaderna, vilket kan leda till en mer effektiv och korrekt hantering av traktamenten.